Access 2013 бесплатно

Назначение Access

Всем привет. Тема данной статьи — основное назначение Access. Но прежде чем освоить основное назначение Access, давайте разберем понятие базы данных.База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ.
Наиболее распространенным типом модели представления данных является реляционный (relational) тип. Название «реляционный» объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related) данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц.
Одной из самых популярных сегодня настольных систем управления базами данных, включенных в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, является Microsoft Office Access (далее — Access). Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Основными функциями Access являются:
• определение данных, то есть определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой:
• обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией;
• управление данными, то есть указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных — текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.
Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между MS Access и любым другим приложением Windows. OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и другие.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчётов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.

Access имеет три основных режима работы:
• режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия;
• режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчётов перед печатью;
• режим выполнения, при котором в главном окне выводятся окна объектов баз данных.В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:
• таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете;
• формы, используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде;
• отчёты, используемые для отображения информации, содержащейся в базе данных;
• запросы, являющиеся средством извлечения информации из базы данных;
• модули, содержащие VBA-код. используемый для написания процедур обработки событий.
В этом уроке вы узнали основное Назначение Access. Если было интересно, то крайне рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Установка Microsoft Access

Установка аксесс на компьютер начинается с того, что установочный файл софта необходимо предварительно загрузить с официального сайта майкрософт. Здесь на выбор представлены различные версии разных годов. Самое оптимальное – выбирать версии, которые были выпущены позже всего, т.к. поддержка программ разработчиком будет длиться максимально долгое время. К тому же, актуальные ревизии софта содержат большое количество новых возможностей. Например: поддержка больших чисел, использование типа данных bigint и другие.

После загрузки установщика запускаем и следуем инструкциям на экране. Даже для начинающего пользователя ПК установка и первоначальная настройка приложения не вызовет особых трудностей. Запускаем Microsoft Access, на экране отобразится стартовое окно приложения.

Наполнение базы

Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.

Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт. Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее» и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.

Процесс создания:

• щелкаем «Файл» и «Создать»;
• откроется рабочая область, где будет открыта пустая таблица. Для того, чтобы наполнить ее, переименуем строки и столбцы;
• далее, переходим в режим «Конструктор» и вводим имя «Продукция»;
• создаем первую таблицу и вводим следующие параметры, как показано на скриншоте;

Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.

• затем кликаем по ячейке «Цена» и перемещаемся в нижнюю часть рабочей области к свойствам. Находим параметр «Число десятичных знаков» и устанавливаем «2»;
• чтобы в дальнейшем объект был связан необходимо задать параметр «Ключевое поле». Выделяем поле, например, «Модель» и щелкаем «ПКМ» и в контекстном меню выбираем «Ключевое поле»;
• после этого закрываем конструктор и сохраняем получившийся результат.

Далее требуется создать новую таблицу с заголовком «Поставка» и делаем это следующим образом:

• «Файл», «Создать» и «Пустая БД»;
• переходим в режим «Конструктор» и создаем новый объект со следующими значениями. Ключевые поля задавать не требуется;
• сохраняем получившийся результат и производим наполнение каждой таблицы;
• закончив создание и наполнение, сохраняем получившийся результат.

Проект №1 «Продукция»:

Проект №2 «Поставка»:

MS Access Строковые функции

Новые возможности Access 2019

В свежем релизе были привнесены следующие новшества:

визуализация данных с помощью новых диаграмм. Были добавлены следующие типы диаграмм:

1. гистограммы
2. графики
3. линейчатые диаграммы
4. круговые диаграммы
5. комбинированные диаграммы

• поддержка типа данных BIGINT. Большие числа формата BIGINT используют неденежные, числовые значения. Данный формат совместим с типом данных SQL_BIGINT в ODBC
• возвращена поддержка файлов dBASE. Вы снова можете импортировать или выполнить привязку к данным, хранимым в DBF-файлах, а также экспортировать данные в dBASE-формат
• сортировка на странице свойств. Если вам тяжело найти определенный элемент на странице свойств среди массы различных вариантов, воспользуйтесь сортировкой на странице свойств для отчетов и форм. Если вы знаете точное название искомого свойства, сортировка списка свойств существенно облегчит задачу поиска
• новое свойство названия метки для элементов управления
• улучшение специальных возможностей
• отныне стало проще вносить изменения в новое значение из списка элементов. Добавлена новая горячая комбинация клавиш, облегчающая открытие диалогового окна “Редактирование элементов списка” при работе с полями Access, вмещающими списки значений (Ctrl+E)

Как установить Access 2010

Запустите программу установки нажмите «Настройка»

Пометьте в списке не устанавливать все кроме Access и средства Office

Нажмите установить, дождитесь выполнения установки.

Организовать и упорядочить

Но что делать, если подсчеты нужно производить сразу для десятка рабочих, выполняющих по 2-3 вида работ? За целый месяц может накопиться около сотни разнообразных таблиц, итоги по которым придется пересчитывать регулярно. Одна единственная таблица с подвязанными данными рабочих, видами работ, их стоимостью и любой другой необходимой информацией в Access способна заменить тысячи единичных табличек. Удобство состоит еще и в том, что редактирование данных в любой подвязанной базе будет произведено автоматически в главной таблице и везде, где упоминается измененная информация.

Это нужно каждому

Даже если вы не владеете бизнесом, не считаете деньги и не организовываете чей-либо труд, эта программа поможет в ведении семейного бюджета, оплат коммунальных услуг, регистрации адресов и телефонных номеров, и т.п.

Особенности работы с программой

Access представляет собой реляционную систему управления базами данных, то есть набор средств для управления комплексом двухмерных таблиц. Для начала работы можно воспользоваться стандартным шаблоном: факультет, проекты маркетинга, задачи, контакты и другие.

Самое удобное – это возможность быстро получать необходимую информацию путем создания запросов, а сформированные из таблиц отчеты оптимизируют данные в удобном для распечатки виде. На практике оказывается очень полезной возможность создания веб-страниц с данными, доступными в сети Интернет. Это помогает скоординировать работу людей, работающих на дому в разных местах города или вовсе в разных городах.

Microsoft Access 2010 отлично приспособлен не только для домашней работы, но и для программирования баз данных с последующей демонстрацией результата заказчику. Полученные на его основе приложения, написанные на Visual Basic for Applications, помогают скоординировать даже довольно масштабные бухгалтерские расчеты, а возможность создания макросов делает эту работу еще более легкой.

См. такжеSee also

• Форум для разработчиков AccessAccess for developers forum
• Помощь при работе с Access на support.office.comAccess help on support.office.com
• Помощь при работе с Access на answers.microsoft.comAccess help on answers.microsoft.com
• Форумы Access на UtterAccessAccess forums on UtterAccess
• Справочный центр (FMS) для разработки и VBA программирования для AccessAccess developer and VBA programming help center (FMS)
• Публикации по Access на StackOverflowAccess posts on StackOverflow

Поддержка и обратная связьSupport and feedback

Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи?Have questions or feedback about Office VBA or this documentation? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.Please see Office VBA support and feedback for guidance about the ways you can receive support and provide feedback.

Основные направления в использовании приложения

Неудивительно, что Microsoft Access в большинстве случаев используется для полной автоматизации процессов анализа каких-то процессов в бухгалтерии, бизнесе и т. д. Благодаря универсальной структуре, программа может устранять появление так называемой избыточности данных, когда требуется изменить какой-то один параметр не путем ввода нового, а через корректирование старого, причем так, чтобы его изменение отобразилось во всех связанных БД.

Например, на предприятии с помощью Access ведется учет поставщиков, клиентов и мероприятий, в которых они задействованы. У одного поставщика изменяются банковские реквизиты. Достаточно в базе данных их изменить, как автоматическая корректировка коснется всех остальных БД. Будет произведена замена данных, а не ввод новых наряду с существующими. И это изменение коснется тех же связанных мероприятий. То есть в некотором смысле пользователь получает полную автоматизацию.

То же самое касается, например, складского учета. Когда какая-то группа товара продается через соответствующее подразделение предприятия, товарные позиции автоматически списываются в базе данных товара, который имеется в наличии на складе. Но это самые простые примеры. На самом деле приложение имеет куда более широкие возможности.

Свойства таблиц и полей в Access

Кроме того, что поля базы данных определяют структуру этой базы, они предназначены для определения групповых свойств сведений, которые записаны в ячейках, принадлежащих каждому из полей. Основные свойства полей таблиц Microsoft Access:

1. Имя поля необходимо для того, чтобы определить, каким образом необходим обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. Стандартные имена полей используются, как заголовки столбцов таблицы.
2. Тип поля служит для определения типа данных, содержащихся в конкретном поле.
3. Размер поля с максимальной длиной информации, измеряемой символами, которая допустима для рассматриваемого поля.
4. Формат поля отражает метод форматирования сведений в ячейках, относящихся к полю.
5. Маска ввода необходима для определения формы, согласно которой осуществляют ввод данных.
6. Подпись позволяет распознать заголовок столбца таблицы для конкретного поля. В том случае, когда подпись отсутствует, заголовок столбца является свойством Имя поля.
7. Значение по умолчанию является тем значением, которое отображается в ячейках поля автоматически, относится к средству автоматизации ввода данных.
8. Условие на значение представляет собой ограничение, которое используют, чтобы проверить корректность ввода информации, является средством автоматизации ввода, которое используется, обычно, для сведений в числовом, денежном типе или типе даты.
9. Сообщение об ошибке является текстовым оповещением, которое отображается автоматически, когда ошибочные данные вводятся в поле. Данное поле является обязательным, то есть свойством, которое определяет обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
10. Пустые строки представляют собой свойство, разрешающее ввод пустых строковых.
11. Индексированное поле предусмотрено для тех полей, операции в которых предусматривают поиск или сортировку записей по значению, за счет чего данные процессы существенно ускоряются. Индексированные поля позволяют проверять значения в записях по данному полю на отсутствие повторов, что обеспечивает автоматическое исключение дублирования информации.

Так как разные поля содержат информацию неодинакового типа, то их свойства могут отличаться, исходя из типа данных. К примеру, перечисленные свойства применяются к полям в основном с текстовым типом. Для полей другого типа характерно наличие или отсутствия этих свойств, либо их дополнение другими свойствами

Данные, представляющие действительные числа, включают важное свойство в виде количества знаков после десятичной запятой. Однако для полей, в которых хранятся изображения, звукозаписи, видео и другие объекты OLE, перечисленные свойства не актуальны

Примечание

Информация в базе данных имеет вид двухмерной таблицы. Строки в ней называют записями, а столбцы — полями. Определения «запись» и «поле» используют при описании таблиц, а термины «строка» и «столбец» целесообразно употреблять, когда речь идет о результатах выполнения запросов.

Общие характеристики таблицы определяются свойствами таблицы Access. Заполнять такие свойства не является необходимостью. Для открытия окна свойств таблице в режиме конструктора нужно нажать на кнопку «Свойства» (Ргорегties), расположенную на панели инструментов.

Любая таблица характеризуется следующими свойствами:

Превратите свою базу данных в веб-приложение Access

Microsoft Access 2013 — это программа управления базами данных, входящая в состав Microsoft Office 2013. Microsoft Access 2013 обновлен со значительными изменениями. Самым большим изменением является возможность легко создавать веб-приложения, связанные с базой данных, и использовать их через SharePoint, к которым могут обращаться коллеги. Эта бесплатная пробная версия позволит вам легко поддерживать базу данных для вашего бизнеса или проекта.

Особенности

Самая большая новая функция — возможность создавать приложения Access , полностью совместимые с SharePoint

В Microsoft Access 2013 особое внимание уделяется этим приложениям, так как вы можете легко создать их на экране приветствия с помощью шаблонов. Шаблоны приложений Online Access предназначены для совместной работы с коллегами, но есть также автономные приложения для локальных баз данных

После выбора из множества шаблонов вам необходимо выбрать тип данных для отслеживания, например, контакты или задачи. Затем приложение будет генерировать структуру базы данных , навигацию и командный интерфейс. Если вас не устраивают данные, отображаемые в приложении, вы можете редактировать их или добавлять новые типы данных.

В центре внимания приложений Access есть несколько недостатков для тех, кто ищет старые инструменты базы данных. Microsoft Access 2013 удалил некоторые проекты запросов, такие как сводная диаграмма и сводная таблица, а также мастер Upsizing Wizard. Вполне возможно, что эти функции редко использовались в версии 2010 года, но было бы лучше, если бы Microsoft улучшила эти инструменты, а не упустила их. Вы все равно можете использовать Microsoft Access 2013 для создания автономных баз данных вместо приложений Access, но нет удобных руководств и шаблонов для руководства новыми пользователями.

Удобство использования

Интерфейс Access 2013 похож на версию 2010 года, но обновляется до более гладкого внешнего вида Microsoft Office 2013. Создание данных вводится либо с панели инструментов, либо с помощью соответствующих горячих клавиш. Основные инструменты, такие как Table, Query и Form, возвращаются вместе с новыми меню, чтобы быстро перечислить различные приложения SharePoint и Access. Внешний вид приложений Access зависит от выбранного вами шаблона.

Некоторые из них лучше подходят для отображения расписаний или заказов, но могут быть плохим выбором для графиков и диаграмм. Все поля и интерфейс будут зависеть от выбранного вами шаблона. Вам нужно будет потратить время и попробовать разные шаблоны, чтобы найти тот, который действительно соответствует вашему проекту.

Приложение предназначено для совместного использования вашей базы данных и приложений со всеми вашими деловыми партнерами. Для этого вы будете постоянно подключены к SkyDrive , чтобы делиться и редактировать файлы. Хотя это полезно для большой стабильной сети, это может вызвать проблемы, если вы когда-либо отключились от облака и должны редактировать данные в автономном режиме.

Вы по-прежнему можете работать с приложениями локального доступа в автономном режиме, хотя вам придется подключаться к облаку, если вы хотите загрузить и перенести в совместное приложение. К счастью, в Microsoft Access 2013 есть много инструментов и подсказок, позволяющих легко импортировать данные из локальных приложений, Access 2010 или Excel в онлайн-приложение или базу данных.

Качественный

Приложение согласовано с цветом, чтобы выделить основные меню и уведомления. Большинство шаблонов приложений Access создают гладкое веб-приложение, которое выглядит очень похоже на Outlook.com . Microsoft Access 2013 обычно работает быстро, даже при работе над множеством сложных проектов. Приложения для совместного доступа открыты в вашем браузере по умолчанию и работают в нескольких браузерах, таких как Internet Explorer, FireFox и Chrome. Функции доступа Приложения Local Access имеют похожий внешний вид, хотя вам не нужно подключаться к сети, чтобы использовать и редактировать их.

Вывод

Обновления для Microsoft Access 2013 отлично подходят для подключения вашего бизнеса к единой подключенной базе данных. Версия 2013 года удаляет некоторые функции из версии 2010 года и ориентирована на интеграцию SkyDrive и SharePoint. Если вы готовы двигаться вперед и оставить старые инструменты за Microsoft Access 2013, это отличное обновление.

Привилегии и достоинства среды Microsoft Access

Профессиональная среда разработки баз данных Microsoft Access получила ряд существенных отличий и характеристик, выделяющих данный проект наряду с СУБД от других разработчиков. В частности, в продукте были реализованы следующие основные опции и фишки:

• огромное обилие стандартизированных форматов и типов данных. Представлены категории числовых, bigint полей, даты и времени, логические структуры, вложения, гиперссылки, а также вычисляемые поля, содержащие специальные формулы для подсчета значений в режиме реального времени
• индивидуальная проверка значений полей на соответствие заданным правилам. В дополнение, пользователь может указать специальные маркеры для проверки уникальности, индексирования и обязательного ввода необходимых значений
• таблицы можно создавать как вручную, так и с помощью специального конструктора, предоставляющего наглядную визуальную методику управления объектами БД из песочницы. То же самое касается запросов и форм
• встроенный мастер формирования отчетов. Отчеты предназначены для минимизации бумажного документооборота на предприятии, и позволяют сформировать гибко настраиваемые изменяемые электронные документы, извлекая динамические данные из полей таблиц и помещая их на форму вместо статических шаблонов
• создание источников данных на основе XML или текстового файла, HTML или Excel-документа, базы данных SQL Server или Azure, файла dBase, онлайн-служб данных, списка SharePoint, ODBC-контейнера или папки Outlook
• сжатие или восстановление базы данных Access в архивную или из резервной копии соответственно
• интеллектуальный анализ таблиц, предотвращающий дублирование информации, и автоматически разделяющий поля с повторными данными по отдельным таблицам, дабы обеспечить целостность данных в Access
• встроенный ассистент поддержки, помогающий при изучении базовых инструментов и функций Access.

На нашем веб-портале вы можете бесплатно скачать любой билд русской версии СУБД Access без предварительной регистрации. Версии для настольных оболочек Windows и macOS доступны для тех изданий продукта, где совместимость была официально заявлена разработчиком. Стоит лишь выбрать нужную вам ревизию комплекта ПО и установить дистрибутив на компьютер или ноутбук. Апплет не поддерживается мобильными устройствами на базе Android и iOS, поскольку мобильные гаджеты способны содержать лишь клиентскую часть проекта БД.

Расширенные функциональные возможности СУБД Access

Наряду с другими развернутыми решениями для взаимодействия с объектами БД, Access предоставляет разработчику следующий набор технических возможностей и опций:

• обилие форматов представления и хранения данных в таблицах. Среди основных категорий доступны текстовый, числовой, денежный, логический типы, гиперссылки, дата и время, логическая структура, а также ряд других вспомогательных спецификаций
• быстрое переключение между режимом таблицы и конструктором, позволяющими сформировать структуру таблицы и указать форматы ее индивидуальных ячеек
• создание макросов данных для автоматизации наиболее частых операций и последовательностей действий, применимых при создании содержимого базы. Все макросы могут формироваться как на основе нажатий клавиши мыши во встроенном редакторе макросов, так и вмещать в себя элементы, использующие язык Visual Basic. Как и в других приложениях Microsoft Office, макросы Access могут вызываться по нажатию горячей комбинации клавиш, задаваемой в настройках
• сжатие базы данных и последующие восстановление ее содержимого из резервной копии. Архив БД может храниться на защищенном удаленном сервере, в облаке или на локальном дисковом накопителе
• интегрированный конструктор отчетов для отображения данных из БД на бумажных печатных формах и бланках. Все отчеты можно сконфигурировать и детализировать для получения точной выборки информации из базы. Также в интерфейсе Access доступно формирование структуры отчета с разделением на секции и блоки как вручную, так и посредством специального мастера. Более того, представлена сортировка и фильтрация отображаемой информации как на этапе генерирования отчета, так и позднее, когда конечный вид отчета уже продуман и финализирован
• вложенный информационный помощник, предоставляющий развернутые сведения об искомой опции, категории главного меню, модуле или пиктограмме Access. Инфо-ассистент тесно интегрирован в оболочку приложения, а в последних ревизиях СУБД задействует наработки в области искусственного интеллекта и голосовой помощник Cortana.

На нашем ресурсе вы можете скачать полное русифицированное издание Access для любого поколения системы Windows. Каждая версия утилиты, доступная для загрузки, сопровождается системными требованиями, соответствующими используемой вами модели компьютера. Если ваше устройство имеет большой срок давности, стоит остановиться на более раннем выпуске продукта.