База данных microsoft access

Введение

Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым
распространенным видом программного обеспечения. СУБД имеют более чем
тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и
устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в
основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей.
Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле
является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись,
называются полями. Поскольку во всех записях имеются
одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные
имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое
представление данных. Например, в отделе кадров информация о сотрудниках
имеют такую природу. Сотрудников принимают на работу и увольняют, но
форма личного листа по учету кадров остается неизменной для каждого
сотрудника. Товарно-материальные ценности приходят и уходят, но форма
инвентарной карточки остается неизменной. Число примеров без труда можно
множить. Ясно, что СУБД является адекватным средством во всех случаях,
когда исходную информацию можно представить в виде таблицы постоянной
структуры, но неопределенной длины или в виде картотеки, содержащей
неопределенное количество карточек постоянной структуры.

Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:

• добавить в базу данных одну или несколько записей;
• удалить из базы данных одну или несколько записей;
• найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;
• обновить в базе данных значение некоторых полей.

Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей
между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может
установиться явным образом, когда значением некоторых полей является
ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же
связь может установиться неявным образом, например, по совпадению
значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными.

MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно
сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных
СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту
данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с
английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная
реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и
простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство
приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать
нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный
язык программирования — Visual Basic for Application.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

• доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной
  из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;
• СУБД полностью русифицирована;
• возможность использования OLE технологии;
• интегрированность с пакетами Microsoft Office;
• поддержка WWW-идеологии;
• визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих
  действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм
  может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем
  программирования, как Visual Basic или Delphi;
• широко и наглядно представлена справочная система;
• наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.

Запустить систему Access можно несколькими способами:

• запуск с помощью главного меню в WINDOWS;
• запуск с помощью ярлыка на рабочем столе или панели MS Office;
• открытие какой-либо базы данных автоматически запускает Access.

При наличии вопросов о Microsoft Access прежде всего необходимо попытаться найти ответы на них в документации или в справочной системе.

В этой работе мы предлагаем набор заданий, которые позволят освоить
основные приемы работы с СУБД Access. Помогать при работе с СУБД Access
могут карточки подсказки. Они предназначены для обучения непосредственно
в процессе работы с Microsoft Access и после открытия базы данных будут постоянно сопровождать любые действия пользователя.

Направление используют

Базы данных с навигационными формами

Некоторые базы данных включают в себя навигационную форму, которая открывается автоматически при открытии базы данных. Навигационные формы предназначены для удобной замены панели навигации. Они содержат вкладки, которые позволяют просматривать и работать с общими формами, запросами и отчетами. Наличие ваших часто используемых объектов, доступных вам в одном месте, позволяет вам быстро и легко получить к ним доступ.

Чтобы открыть объект из формы навигации, просто нажмите его вкладку. Объект будет отображаться в форме навигации. Когда объект открыт, вы можете работать с ним, как обычно.

Как правило, навигационные формы включают только те объекты, которые типичный пользователь должен будет работать достаточно регулярно, поэтому ваша форма навигации может не включать каждую форму, запрос или отчет. Это упрощает навигацию по базе данных. Скрывая таблицы и редко используемые формы, запросы и отчеты, это также уменьшает вероятность повреждения базы данных пользователями, которые случайно изменяют или удаляют необходимые данные.

По этой причине очень важно спросить своего дизайнера или администратора базы данных, прежде чем работать с объектами, которые недоступны в вашей навигационной форме. Как только у вас будет преимущество, вы можете просто увеличить область переходов и открыть там объекты

Новые статьи

• Проектирование собственной базы данных в Access — 21/08/2018 15:16
• Форматирование форм в Access — 21/08/2018 15:11
• Создание форм в Access — 21/08/2018 15:05
• Изменение таблиц в Access — 21/08/2018 14:58
• Дополнительные параметры отчета в Access — 21/08/2018 14:48
• Создание отчетов в Access — 21/08/2018 14:42
• Дополнительные параметры дизайна запроса в Access — 21/08/2018 14:36
• Проектирование запроса в Access — 21/08/2018 04:49
• Сортировка и фильтрация записей в Access — 21/08/2018 04:37
• Работа с формами в Access — 21/08/2018 04:25
• MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида — 20/04/2018 17:18
• MS Access — Управление базами данных и объектами — 30/03/2018 16:18

Предыдущие статьи

• MS Access: Введение в объекты — Таблицы, формы, запросы и отчеты — 07/02/2018 08:32
• MS Access: Что такое база данных? Отличие Access от Excel. — 03/02/2018 18:18

Ключевое поле таблицы MS Access, его назначение, способы задания

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем.

Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой.

Для Access обязательным является определение ключевого поля для таблицы. Для его определения достаточно выделить поле и выбрать команду Ключевое поле меню Правка. Если требуется определить составной ключ, но необходимо выделить требуемые поля при нажатой клавише Ctrl, а затем выбрать командуКлючевое поле. При определении ключевого поля автоматически создается уникальный индекс, определяющий физический порядок записей в таблице. Этот индекс является первичным индексом для таблицы и имеет зарезервированное имяPrimaryKey. Для составных ключей существенным может оказаться порядок образующих ключ полей, так как упорядочение записей будет проводиться вначале по первому полю, затем по второму и т.д. Для внешних полей при создании связи также происходит автоматическое создание индекса (в данном случае вторичного).

Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудник), другая таблица — информацию об их месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность и Адрес проживания. Причём полеФамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность — в таблице Сотрудник, а поле Адрес проживания — в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т. к. оно однозначно не определяет каждую запись.

В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типаСчётчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением. Последовательность действий пользователя при создании таблиц Сотрудник и Адрес.

Виды индексированных полей в MS Access, примеры

Свойство «Индексированное поле» (Indexed) определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «Фамилия» в таблице «Сотрудники», следует создать индекс для этого поля.

Значение данного свойства можно задать только в окне свойств в режиме конструктора таблицы. Индекс по одному полю может быть определен путем установки свойства Индексированное поле (Indexed). Кроме того, можно выбрать команду Индексы в меню Вид или нажать кнопку «Индексы» на панели инструментов. Будет открыто окно индексов.

Вкладка Подстановка на бланке свойств поля используется для указания элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля. После выбора элемента управления на вкладке Подстановка выводятся все дополнительные свойства, необходимые для определения конфигурации элемента управления. MicrosoftAccess задает значения этих свойств автоматически, если в режиме конструктора таблицы для поля в столбце «Тип данных» выбирается «Мастер подстановок». Значения данного свойства и относящиеся к нему типы элементов управления влияют на отображение поля как в режиме таблицы, так и в режиме формы.

Рассмотрим некоторые из этих дополнительных свойств:

Свойство «Тип элемента управления»(DisplayControl) содержит раскрывающийся список типов элементов управления, доступных для выбранного поля. Для полей с типами «Текстовый» или «Числовой» для данного свойства возможен выбор поля, списка или поля со списком. Для логических полей возможен выбор поля, поля со списком или флажка.

Свойства «Тип источника строк» (RowSourceType), «Источник строк» (RowSource) определят источник данных для списка или поля со списком. Например, для того чтобы вывести в строках списка данные из запроса «Список клиентов», следует выбрать для свойства Тип источника строк значение «Таблица/запрос» и указать в свойстве Источник строк имя запроса «Список клиентов». Если список должен содержать небольшое число значений, которые не должны изменяться, можно выбрать в свойстве Тип источника строк (RowSourceType) «Список значений» и ввести образующие список значения в ячейку свойства Источник строк (RowSource). Элементы списка отделяются друг от друга точкой с запятой.

Дата добавления: 2018-02-28 ; просмотров: 830 ; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ

Описание

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД) от Microsoft, которая объединяет реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения. Он входит в набор приложений Microsoft Office, включенных в профессиональные и более поздние выпуски.

Возможности сервиса

• добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;
• изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;
• удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;
• упорядочивать и просматривать данные различными способами;
• обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Элементы базы данных

• Таблицы. Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.
• Forms. С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.
• Отчеты. Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например «Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?» или «В каких городах живут наши клиенты?» Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.
• Запросы. Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.
• Макросы. Макросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

• Модули. Подобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.

Преимущества сервиса

• Высокая степень универсальности и продуманности интерфейса визуального программирования, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации.
• Глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE.
• Богатый набор визуальных средств разработки.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Ключевое поле

Ключевое поле

Это та запись, которая определяет запись в таблице.

Нажимаем в колонке слева на названии таблицы Читатель. Справа появилась таблица. Правой кнопкой нажимаем на названии – конструктор – в пустом поле пишем код читателя.

Сделаем это поле ключевым (на панели задач – ключевое поле) и закроем таблицу.

Это первичный ключ. Для ключевых полей используют тип – счетчик или числовой.

Определим ключевое поле для каждой таблицы аналогично предыдущей.

Книги – код книги.

Издательство – код издательства (тип данных –мастер подстановок – Издательство- выберите поле код и наименование).

Выдача – код выдачи (код читателя – таблица Читатель /код читателя и фамилия/ и код книги – таблица Книги/ код книги и название).

Любое поле можно перетащить мышкой в начало таблицы или в другое нужное место. Ключевые поля обычно ставят на первое месте

Связывание таблиц

Переходим на вкладку – Работа с базами данных – схема данных – появилось окно.

Поочередно нажимаем на название каждой таблицы и закрываем окно.

Появилась схема данных. Определим как будем связывать таблицы.

Издательства выпускают книги. Значит, в таблицу Книги надо добавить Код издательства. Для этого открываем таблицу Книги в режиме конструктора и добавляем код издательства.

Возвращаемся в схему данных и перетаскиваем Код издательства из одной таблицы в Код издательства другой. Появляется окно. Ставим Обеспечение целостности данных и в двух других пунктах ниже. Далее нажимаем создать. Появляется связь – один ко многим, т.е. одно издательство выпускает много книг.

Аналогично свяжем две другие таблицы.

Откроем таблицу Выдача через конструктор. Добавляем поле Код читателя.

Сохраняем, закрываем.

Теперь Код читателя таблицы Читатель переносим на Код читателя таблицы Выдача.

Ставим везде галочки — создать. Появилась связь (читатель берет много книг).

Теперь свяжем таблица Книги и Выдача. Для этого в таблицу Выдача добавим Код книги. И проделаем те же манипуляции.

Заполнение таблиц

Берем таблицу Читатель. Код читателя ставим на первое место. Нумерация будет автоматическая в этом поле. Вводим остальные данные (не менее 10) и сохраняем правой кнопкой.

Заполняем остальные таблицы по аналогии.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Достоинства и недостатки Microsoft Access

СУБД Access отличается простотой в изучении и применении. Данный системный продукт может с легкостью освоить любой пользователь, даже имеющий невысокий уровень квалификации. Программа включает широкий спектр средств, что позволяет создавать отчеты разной сложности и масштаба, которые формируются на основании табличных форматов. Обычно, Access используют для создания личных баз данных, которые не предназначены для коммерческого распространения.

1. Реляционная база данных является комплексом взаимосвязанных двухмерных таблиц.
2. СУБД позволяет создавать и обрабатывать локальные базы данных, а также применяется, как клиентское приложение, обеспечивающее доступ к удаленным и распределенным базам данных коллективного использования с SQL Server или Oracle.
3. Базы данных, формы, запросы и отчеты формируются и используются по единой технологии.
4. Опция совместной работы базы данных со сторонними источниками информации такими, как базы данных с СУБД Access и других типов СУБД, электронная таблица Excel, текстовые файлы.
5. Возможность использования средств разработки пользовательских приложений для работы с другими СУБД, включая MS SQL Server, Oracle, в роли интегрированной среды разработки приложений, использующих для хранения данных базы с различными СУБД.
6. Access включает разные мастера, конструкторы, построители.
7. Полностью русифицированный интерфейс, в том числе перевод на русский язык имен полей и свойств, что упрощает работу с программой.
8. Отсутствует опция создания приложения в виде исполняемого файла и одновременной непосредственной работы с несколькими базами с помощью окна базы.
9. Собственный язык программирования не предусмотрен, используется Visual Basic.
10. Возможность использования запроса наравне с таблицами, как источника записей для отчетов, форм и запросов.
11. Базы данных, включая все объекты в виде таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей, хранятся в одном файле.

Преимущества:

• простота;
• гибкость;
• русификация;
• большой выбор мастеров, конструкторов;
• надежность в применении.

Недостатки:

• низкоэффективная защита;
• слабые средства восстановления данных;
• ограничения по объему данных;
• отсутствует собственный язык программирования;
• длительное время обработки больших объемов информации.

Существуют некоторые ограничения при работе с Access:

• размер файла с расширением mdb составляет 2 Гб без учета объема системных объектов;
• фактический размер ограничен свободным дисковым пространством, по причине возможного наличия в базе данных присоединенных таблиц;
• количество объектов в базе данных — 32768;
• число пользователей, которые могут работать в одно время — 255;
• максимально допустимый размер таблицы — 2 Гбайт;
• максимально допустимое число полей в таблице — 255;
• максимально возможное число индексов в таблице — 32;
• максимально возможное количество символов в записи без учета поля Memo и полей объектов OLE — 2000;
• максимальное количество символов в поле Memo — 65 535 при вводе данных с помощью пользовательского интерфейса и 1 Гбайт при программном вводе данных;
• максимальный размер объекта OLE — 1 Гбайт;
• максимальное число таблиц в запросе — 32.

Примечание

Access целесообразно использовать при разработке несложных приложений и персональных баз данных, которые характеризуются ограниченным объемом сведений в несколько сотен тысяч записей. Подобные системы подходят для применения на небольших предприятиях.

Изменение линий сетки

Другим способом Access упрощает чтение ваших таблиц путем добавления линий сетки, которые отмечают границы каждой ячейки. Gridlines(линии сетки) — это тонкие линии, которые появляются между каждой ячейкой, строкой и столбцом таблицы. По умолчанию сетчатые линии темно-серого цвета и появляются со всех сторон ячейки, но вы можете изменить их цвет или скрыть нежелательные линии сетки.

Чтобы настроить отображение линий сетки:

1. 1. Выберите вкладку «Главная» и найдите группу форматирования текста.

1. 2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка Gridlines.

1. 3. Выберите линии сетки, которые вы хотите отобразить. Вы можете выбрать горизонтальные линии сетки между строками, вертикальными градиентами между столбцами, обоими типами линий сетки или вообще ничем.

1. 4. Строки сетки на вашем столе будут обновлены.

Лента

Лента содержит несколько вкладок, каждая из которых имеет несколько групп команд. Некоторые вкладки, такие как инструменты компоновки форм и инструменты таблицы, могут отображаться только при работе с определенными объектами, такими как формы и таблицы. Эти вкладки называются контекстными вкладками, и они выделяются контрастным цветом, чтобы отличать их от обычных вкладок.

Чтобы минимизировать и максимизировать ленту:

Лента предназначена для простого в использовании и реагирования на текущую задачу, однако, если вы чувствуете, что она занимает слишком много места на экране, вы можете свести его к минимуму.

Нажмите стрелку в верхнем правом углу ленты, чтобы свести ее к минимуму.

Чтобы увеличить ленту, щелкните стрелку еще раз.

Когда лента сведена к минимуму, вы можете снова ее открыть, щелкнув вкладку. Тем не менее, лента снова исчезнет, когда вы ее не используете.