Trello 101

To Build World-Class Teams

When employees struggle to work well together, issues like poor organization, missed deadlines and conflict within the workplace arise. In an empathetic workplace, you are much more likely to see teams that are collectively productive and drive the company forward.

Empathy doesn’t just let us co-exist in peace—it provides a competitive business advantage. The ability to see the world from the perspective of others is a superpower. 

In an increasingly polarized world, where we are easily more siloed and divided, leaders who bring empathy into their decision-making process will be more likely to encourage bridge building as opposed to building walls. The development of good working relationships is vital to team performance, and here are a few examples to get you started.

1:1 Meetings

The importance of having 1:1 check-ins with each of your direct reports regularly is that employees know they have a space of their own to discuss anything they need to. Whether it’s a reflection on their workload, their career goals, or just to understand the priorities, it can all be dealt with from a private Trello board between you and your report. 

Pro-tip:  Document their growth goals  in a Trello list to make it easy for you to quickly check-in on how they’re performing. 

Team Onboarding

You can save everyone time by giving a new hire or project member the tools they need to have a successful and stress-free start with a go-to board that has everything they need.. 

You can create a repeatable process for onboarding new hires with a template Trello board that’s easy to copy for each new person. This is a great place to share company history, culture, policies, and who’s who on the team. 

Team Building

Getting to know other team member’s interests, hobbies, and preferences can really help build a strong company culture. Use Trello to build a social committee board where you can make events amazing for everyone. 

Foster participation and gauge interest by adding team members to event-specific cards. Encourage employees to attach pictures from events to cards, which can then be shared on company social media channels.

Mark Cards Done

When getting work done in Trello, share it with your team so that no one will have to interrupt your workday wondering the status of a task (and also to show how awesome you are, obviously).

Here are a couple of ways you can show off what’s getting done.

• Create a “Done” list and move cards there when they are completed. It might even make sense to create a new “Done” list of each week for standups and retrospectives.
• If you add due dates to cards, mark them done by clicking the checkbox on the back of the card. The badge will go from angry red to soothing green… Ahh.
• Create a label to signify “done” (party pink perhaps?) and apply the label to completed cards.
• Make a “Done” checkbox with the Custom Fields Power-Up.
• Drag and drop a celebratory sticker to a card when you want to share your accomplishments.
• Archive it! Out of sight, out of mind.

Полное описание

Trello Desktop поможет быстро и эффективно организовать совместную работу над вашим проектом. Особенность использования сервиса заключается в создании специальных карточек, содержащих всю необходимую информацию о создаваемом вами проекте. В карточку можно добавлять различные поручения, задания, интересные идеи и т.д. Каждая карта автоматически интегрируется на единой рабочей панели, называемой «Доска». 

Доступно большое количество шаблонов досок, вы можете выбрать то оформление, которое больше всего нравится вам или подходит под конкретную тематику будущего проекта. Среди самых распространённых шаблонов — «Бизнес», «Дизайн», «Образование», «Проектирование», «Маркетинг», «Личные дела», «Удалённая работа», «Продажи», «Управление персоналом». Поддерживается создание и настройка собственных шаблонных оформлений.

Когда персональная карточка будет создана, можно приглашать исполнителей. Приглашённым участникам будет отправлена специальная ссылка, с помощью которой нужные вам люди сумеют войти в конференцию. Возможна гибкая настройка параметров доступа и полномочий. Внутри доски с одной или несколькими карточками, пользователи смогут комментировать разные события, оставлять заметки и контрольные отчёты, прикреплять вложения, перемещать и редактировать списки, заполнять заголовки и столбцы. Поддерживается добавление медиа файлов, текстовых документов и графики. Есть окно предварительного просмотра видео и изображений. Удалить онлайн-доску может только запустивший её администратор.

Софт отлично взаимодействует со своим владельцем и помогает не пропустить ни одного важного события. Пользоваться утилитой просто и удобно. Приложение Trello на Windows 10 и других ОС работает в фоновом режиме, встраивается в системный трей и выводит мгновенные оповещения с хорошо слышимым звуковым сигналом о входящих сообщениях

Имеется встроенный планировщик, органайзер и календарь. Вы можете добавить напоминание на определённую дату, указать сроки исполнения задачи и регулярно отслеживать прогресс. Развитая «облачность» позволяет синхронизировать данные с хранилищами DropBox, OneDrive, Google Диск и прочими. 

Для полноценной работы потребуется создать учётную запись. Процедура регистрации предельно лёгкая — укажите адрес электронной почты, имя и пароль для авторизации. Также зарегистрироваться можно при помощи аккаунта Facebook. Программное обеспечение совместимо с Виндовс 8, 8.1, 10 и MacOS X. Имеется возможность работать с web версией менеджера, подключаясь к нему с настольных ПК, а также гаджетов Android и iOS, посредством любого браузера. Кроме того, на маркетах Play Market и App Store можно загрузить мобильное приложение для Андроид, iPhone, iPad, используя все полезные фишки прямо со своего смартфона или планшета. Примечательно, что Трелло пользуются более 425 млн клиентов по всему миру.

Цены и тарифы

Полное представление о том, что это за программа Trello, даст описание тарифных планов и цен

Важной особенностью сервиса является возможность пользоваться подавляющим большинством функций бесплатно! Действительно без оплаты – никаких пробных версий или условных снятий со счета, если вы выбираете бесплатный доступ, именно такой вариант и получаете

Давайте посмотрим, что это за сервис Trello – перед вами все доступные тарифные планы.

• Free – бесплатно
• Businness Class – 12,50$ за пользователя в месяц или 9,99$ за одного человека ежегодно
• Enterprise – динамическая цена. От 17,5$ за 20 пользователей в месяц до 7,38$ за 5000 пользователей в месяц. Точная сумма зависит от числа людей.

Чтобы понять, как работать в Трелло, нужно разобраться с основными возможностями – именно поэтому мы рассматриваем тарифные планы. Чем больше вы готовы платить, тем больший функционал становится доступен.

Базовые функции, доступные абсолютно всем зарегистрированным пользователям:

• Неограниченное число карточек;
• Неограниченное число списков;
• Доски для команды – без ограничений (free-версия включает 10);
• Размер вложения – 250 Мб (но 10 Мб для бесплатных пользователей);
• Двухфакторная аутентификация;
• Улучшения для досок (free-версия включает одно, для остальных – безлимит).

Владельцы платных версий получают доступ к таким возможностям:

• Усовершенствованные списки задач;
• Приоритетная поддержка;
• Ограничение действий пользователя в рамках доски;
• Пользовательские фоны и стикеры;
• Объединение досок в коллекции;
• Шаблоны доски команды (чуть позже вы узнаете, как создать и как удалить доску в Trello);
• Дополнительная структура для карточек с настраиваемыми полями;
• Копирование карточек;
• Ограничения для колонки;
• Вид «Карта». Просмотр данных на карте;
• Вид «Календарь». Расставление карточек в календарном представлении;
• Голосование (для получение обратной связи);
• Интеграции с другими приложениями;
• Автоматизация Butler и администрирование команд;
• Приглашения с ограничением по домену;
• Расширенные права администратора;
• Удобный экспорт данных;
• Деактивация участников;
• Единый вход в Google Apps.

Дополнительно только для Enterprise:

• Система единого входа на базе SAML через Atlassian Access;
• Администрирование улучшений;
• Ограничение для вложений;
• Разрешения корпоративного уровня;
• Доски, доступные сотрудникам организаций;
• Управление публичными досками.

В целом, вы понимаете, что это за программа Трелло – можно смело скачивать приложение на смартфон или компьютер, а может быть, открыть веб-версию. Прежде чем переходить к инструкциям по работе, мы остановимся на некоторых ключевых отличиях сервиса.

Stay Connected

Make sure that communication across different apps doesn’t become siloed with Power-Ups. Connect the apps and services that you rely on, like Google Drive or Salesforce, to your Trello boards to bring the information you need right into your workflow.

For example, the Slack Power-Up let’s you attach key conversations to Trello cards so that you can turn talk into an action item. Plus, you can also send Trello cards to Slack to kick off a brainstorm session, or get Slack alerts from actions in Trello for the items that matter to your team the most.

This not only saves time and prevents context switching, but also turns Trello into your custom productivity hub.

There you have it, the keys to the collaboration kingdom. Now it’s time to expand your domain!

Структура Trello

Интерфейс программы основан на японских канбан-досках, использующихся для организации задач. С их помощью удобно отслеживать выполнение каждой задачи, можно легко координировать работу нескольких сотрудников, следить за сроками выполнения.

Каждая доска разбита на списки, состоящие из карточек. Списки упорядочивают задачи по какому-либо критерию, чаще всего по статусу. Например, можно создать списки: «Запланированные», «В работе», «Выполненные», «На утверждении», «Архивные» и т.д. По мере выполнения задач вы будете перемещать карточки по спискам и наглядно отслеживать прогресс в работе.

Trello для отслеживания

Наиболее популярный способ использовать Trello — отслеживать задачи на проектах и в процессах. У проектов обычно есть дата начала и дата окончания (например, планирование события и создание новой функции). Процессы, как правило, являются непрерывными (например, ежедневные операции для бизнеса или управление редакционным календарем).

На этих досках карточки представляю задачи, которые нужно выполнить, а списки часто включают в себя порядок шагов. Структура списка может быть очень простой, например: «Нужно сделать», «Выполняется» и «Готово». В зависимости от требований вашего процесса вы также можете сделать список более подробным. По мере выполнения задач перемещайте карточки слева направо.

Полезные возможности:

• Перетащить — перетаскивайте карточки между списками, чтобы увидеть прогресс, а также перемещайте карточки вверх и вниз, чтобы расставить приоритеты.
• Даты выполнения — добавляйте даты на карточки, чтобы не пропустить сроки, и отмечайте дату выполнения готовой по завершении.
• Добавить участников — присваивайте задачи, добавляя участников на карточки, чтобы каждый из них знал, чем заняты остальные.
• Чек-листы — разбивайте задачи по ключевым моментами и следите, чтобы ничто не осталось без внимания.

Trello для обсуждения

Давайте посмотрим правде в глаза, нет ничего хуже расписания, состоящего из бесконечных встреч без какой-либо повестки дня. Использование Trello для организации встреч позволяет указать повестку дня, независимо от того, что это встреча одни на один, с командой, ретроспектива или общее собрание. Поскольку Trello работает в реальном времени, каждый может синхронизироваться с Trello и присутствовать на встрече.

Создавайте на этих досках списки для вопросов, которые нужно обсудить на следующей встрече, чтобы создать четкую повестку дня. Перед каждой встречей создавайте новый список с датой встречи и после обсуждения перетаскивайте карточки из списка «для обсуждения» в новый список. Когда вы перетащите все карточки, встречу можно считать завершенной. А если у вас остались вопросы для обсуждения, сохраните их в списке «для обсуждения» до следующей встречи.

Для ретроспективы после продвижения или для завершающегося проекта предусмотрены другие настройки списка: Что было хорошо? Что нужно изменить? Вопросы и обсуждения, а также элементы «Действие». Пусть ваша команда добавит карточки на каждый список заранее, чтобы структурировать ретроспективу, что сэкономит вам время при просмотре каждой карточки.

• Улучшение Whereby позволяет прикрепить настроенную комнату Whereby на доску, а также добавить в видеочат доску для совещания, вставив ссылку на нее.
• Копировать доску — используйте функцию копирования доски, чтобы настроить шаблонную доску для повторяющихся встреч в одном формате, и скопируйте шаблон, чтобы сохранить время.
• Связанные карточки и доски — вкладывайте связанные карточки и доски Trello в элементы повестки дня, чтобы все участники могли ознакомиться с деталями и представить перспективы.
• Улучшение Голосование — узнайте, какие идеи и темы наиболее интересны вашей команде с помощью улучшения Голосование, которые позволяет участникам проголосовать за карточку.

Как пользоваться Трелло

Обычно, внедрение Трелло в работу отдела или компании проходит легко и без лишних страданий. Но, все же, работа с новым приложением, тем более на постоянной основе, требует некоторой адаптации.

Поэтому мы подготовили небольшую инструкцию по основным аспектам органайзера, чтобы вы еще быстрее могли начать работу с Трелло.

Доски Трелло имеют 4 основных компонента, которые дают практически безграничные возможности.

Доски

Доска (А) отражает проект или место, где задачи собраны по какому-то общему признаку (отдел, направление, канал и так далее).

Неважно, запускаете ли вы новый сайт или планируете отпуск, доска — это то место, где вы организуете задачи и можете взаимодействовать с коллегами, друзьями или семьей

Колонки

Колонки (Б) содержат в себе карточки, помогая сортировать их по прогрессу или различным этапам. Их можно использовать для создания рабочего процесса, в котором Карточки перемещаются между Колонками от начала до конца.

Ограничения на количество колонок нет, поэтому Трелло позволяет отобразить наглядно даже самый длинный и сложный процесс, разбив его на отдельные логические этапы.

Простой пример с тремя колонками:

• Нужно сделать
• В работе
• Готово

Где карточки добавляются в колонку  «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению задачи, карточка переносится в колонку «В работе». А когда работы по ней завершены, то ее можно переносить в колонку «Готово».

Конечно, вы можете кастомизировать количество и название колонок для своего удобства.

Карточки

Карточки (В) — это фундаментальный компонент Трелло. Именно они содержат все всю информацию по задачам и идеям. В карточке можно описывать задачу, которую необходимо выполнить.

Чтобы создать карточку, нужно в любой из колонок нажать на «Добавить еще одну карточку» и дать ей название, например: Забрать вещи из прачечной или Написать статью в Блог.

Карточки можно дополнительно кастомизировать полезной информацией. Для демонстрации прогресса по конкретной карточке просто переносите её между Колонками по мере необходимости. Лимита на количество карточек в одной Колонке также нет.

Меню

В правой стороне доски Трелло есть Меню (Г). Оно позволяет производить настройки доски, управлять доступом к доске, фильтровать карточки, менять фон, осуществлять интеграции и многое другое.

Кроме того, в Меню видна вся активность, которая производилась на доске ранее. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в карточках.

Звучит не так уж и сложно, да? Начните с создания своей первой доски

Что такое Trello

Наверняка вы слышали о сервисе Trello и гуглили «как пользоваться трелло». Так вот, Trello — это простой и удобный таск-трекер. Он представляет собой инструмент для управления проектами в различных нишах — коммерческими, творческими, социальными. Также сервис и приложение удобны для личного планирования и самоконтроля.

Для ведения промышленных и инфраструктурных проектов Trello не подойдёт, равно как и не получится полноценно организовать с ним работу целой компании. Но когда речь идёт о малых проектах или процессах, не требующих специальных отраслевых инструментов, Trello почти нет равных.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг Узнать подробнее

Стоит отметить ценность трекера для управления циклами разработки. Особенно он соответствует гибким методологиям управления проектами — в частности, Scrum, Kanban.

Максимальная эффективность инструмента раскрывается при командной работе, но и в индивидуальной активности продуктивность заметно возрастает. Идеи и задачи быстро упорядочиваются, структурируются, всё становится наглядным, вам намного легче расставлять приоритеты.

При желании Трелло преобразуется в импровизированную CRM, где у каждого клиента есть собственная карточка, контакты, история и статус.

На базе Trello быстро настраивается наглядная воронка с настраиваемыми этапами движения лидов и клиентов.

Trello особенно хорош для быстрых запусков. Регистрация, базовые настройки, освоение и внедрение занимают буквально час. Интерфейс интуитивно понятен большинству людей, даже слабо подкованных в техническом плане, благодаря высококачественному юзабилити.

To Automate Workflows

Are you starting to see a pattern about saving time and energy? As your team’s processes repeat, your workflows might start to evolve or get more complex. Trello can adapt along the way and even get smarter to help you manage more efficiently.

Trello lets you automate away the tedious and boring tasks so that your team can rise above busy work. At the same time, you have the peace of mind that the same actions are always performed under the same circumstances. 

How to use @trello to manage people and projects with ease (plus free workflows!)

With Trello’s own automation engine, Butler, you can create rules that react automatically to changes on the board. It works with “natural language,” meaning you don’t need to have prior programming experience to set it up. 

Just like Trello, Butler is extremely flexible. Here are a few simple ways that automation can make your life as a manager easier: 

• Automagically create recurring cards with members, dates, and checklists to remind you of weekly or monthly reports to stakeholders. 
• Let Butler surface overdue cards on a board so you don’t miss a deadline.
• Generate an email report of all of the cards moved to Done each week so you have a clear view of everything that is completed. 
• Set a rule that allows you, and no one else, to approve something.

Какие возможности использования становятся доступны

Само по себе внедрение программы не занимает много времени. Единственный нюанс — адаптация к функциям и опциям онлайн-сервиса. В органайзере предусмотрено несколько частей, каждая из которых отвечает за свои задачи.

Доски

Доски предназначены для постановки и реализации конкретных задач для сотрудников отдела. Они собираются в группы по одному общему признаку: копирайтеры, авторы, контент-менеджеры и другие.

На такой доске вы с легкостью можете общаться с коллегами и комментировать выполнение различных действий, задавать вопросы. В некоторых случаях, с помощью досок можно вести обсуждение на онлайн-конференциях и совещаниях.

Доски различаются по нескольким типам видимости:

• Приватные. Корректировать информацию в задачах на таких досках могут только внутренние участники проекта. Администратор открывает доступ для каждого отдельного работника. Без добавления пользователя корректировать список колонок или карточек невозможно.
• Командные. В данном случае доступ для редакции имеется у нескольких лиц (группа людей в количестве от 3-5 человек). Все лица объединяются в досках с помощью специальных внутренних параметров.
• Организационные. Своего рода командные доски. Доступ к редактированию имеется у группы сотрудников онлайн. В данном случае перед пользователями открывается расширенный функционал при условии применения платного тарифа.
• Публичные. Предназначены для любых пользователей, находящихся в одном коллективе. Для перехода к задачам, собранным в них, нужна рабочая ссылка. При установлении таких настроек доска будет индексироваться поисковиками. Изменять информацию по заданиям могут только зарегистрированные в данном проекте пользователи.

Колонки

Колонки представляют собой группы на экране, которые помогают классифицировать задачи по степени выполнения. С помощью данного инструмента планируется день, неделя, месяц. По результатам выполнения карточки можно перемещать из одной колонки в другую.

При создании колонки устанавливается дата, которая запланирована для решения конкретных задач. В Trello есть возможность отображения сложного и длинного процесса по этапам. Рассмотрим работу колонок на примере трех карточек:

• сборка СЯ (семантического ядра);
• отдано авторам;
• отдано контент-менеджеру.

По мере выполнения каждой карточки они удобно перемещаются из одной колонки в другую.

После создания колонок сразу формируются карточки с подзадачами для работников. После этого выполняется заполнение задания. В нем описывают принцип работы, при необходимости добавляются вложения, чек-листы, комментарии.

Ограничения на добавление колонок отсутствуют, поэтому их можно приумножать непосредственно в процессе работы.

Работа с карточками

В карточках прописывается конкретная задача, которая видна всем зарегистрированным сотрудникам с включенным доступом. Они быстро перемещаются, корректируются, архивируются и безвозвратно удаляются.

Если одна задача подразумевает массу мелкой работы нерационально для каждой из них создавать карточку. Упростить ТЗ поможет именно внедрение чек-листа. При работе с карточками вы можете пользоваться следующими функциями:

• добавление участников;
• задание сроков и меток;
• формирование обложек и вложений;
• установление улучшений;
• архивация, подписка;
• возможность поделиться.

Для более детального понимания задачи в карточке администратор или начальник должен четко разъяснить действие сотруднику. Для этого добавляется описание к карточке. В этой графе отсутствует ограничение по количеству написанных символов.

Кому полезен Trello

В первую очередь, данный трекер полезен:

• Стартапам,
• Малому бизнесу,
• Самозанятым специалистам,
• Социальным проектам,
• Различным проектным командам.

В отдельных случаях продукт может быть использован отделами средних и крупных компаний, а также государственных структур, которые реально хотят повысить эффективность своей работы.

В настоящее время даже у таких консервативных и больших компаний, как Сбербанк и Почта России, постепенно экспериментальным путём внедряются подходы Agile и Scrum. 

Непосредственно сервис успешно используют и стартапы, и гиганты уровня Google, Kickstarter, National Geographic.

Достаточно эффективно Трелло в личном планировании в виде To-Do-листа, а также в целях структурирования накопленной информации.

В образовании на базе Trello создаются полезные продукты с высокой прикладной ценностью. Вместо обычных чек-листов — готовая настроенная система для пошагового выполнения задач как в команде, так и в одиночку.

Также в Трелло можно создавать общедоступные страницы со структурированным набором полезной информации. Например, корпоративную Вики.

У сервиса есть веб-версия, десктопные программы (Windows, Mac OS) и мобильное приложение (Android и iOS). Естественно, работать можно с разных устройств — данные быстро синхронизируются.

Полезные уловки при работе с Trello

• в Chrome изображения к карточкам можно добавлять непосредственно из буфера обмена. Просто скопируйте картинку и нажмите control/command + V;
• набрав в адресной строке trello.com и нажав Tab, можно отыскать любую доску или карточку;
• если вы хотите просмотреть только свои карточки – нажмите Q;
• нажав F при просмотре доски, можно найти нужную карточку с помощью поиска по заголовкам;
• экспорт Excel-таблицы (если у вас Chrome);
• нажав С – можно заархивировать активную карточку;
• с помощью Х – почистить фильтры;
• через @ вы отмечаете определённого человека;
• нажав N, создадите карточку на уровень ниже используемой;
• для быстрого добавления Лейбла – нажимайте L .