Тайм-менеджмент

Создание эффективной среды

В некоторых литературных источниках по тайм-менеджменту подчеркиваются задачи, связанные с созданием среды, способствующей «реальной» эффективности. Эти стратегии включают такие принципы, как:

• «организоваться» — сортировка документов и задач,
• «защита своего времени» изоляцией, изоляцией и делегированием полномочий,
• «достижение через управление целью и через фокусировку на цели» — мотивационный акцент,
• «восстановление от плохих привычек во времени » — восстановление от основных психологических проблем, например, прокрастинации .

Кроме того, важно время для решения задач, поскольку задачи, требующие высокого уровня концентрации и умственной энергии, часто выполняются в начале дня, когда человек более отдохнувший. Литература также фокусируется на преодолении хронических психологических проблем, таких как прокрастинация .. Чрезмерная и хроническая неспособность эффективно управлять временем может быть результатом синдрома дефицита внимания с гиперактивностью (СДВГ) или синдрома дефицита внимания (СДВ)

Диагностические критерии включают ощущение неуспеваемости, трудности с организацией, проблемы с началом работы, проблемы с управлением множеством одновременных проектов и проблемы с завершением. Даниэль Амен фокусируется на префронтальной коре, которая является наиболее недавно сформировавшейся частью мозга. Он управляет функциями концентрации внимания, управления импульсами, организации, обучения на основе опыта и самоконтроля, среди прочего. Некоторые авторы утверждают, что изменение способа работы префронтальной коры возможно, и предлагают решение.

Чрезмерная и хроническая неспособность эффективно управлять временем может быть результатом синдрома дефицита внимания с гиперактивностью (СДВГ) или синдрома дефицита внимания (СДВ). Диагностические критерии включают ощущение неуспеваемости, трудности с организацией, проблемы с началом работы, проблемы с управлением множеством одновременных проектов и проблемы с завершением. Даниэль Амен фокусируется на префронтальной коре, которая является наиболее недавно сформировавшейся частью мозга. Он управляет функциями концентрации внимания, управления импульсами, организации, обучения на основе опыта и самоконтроля, среди прочего. Некоторые авторы утверждают, что изменение способа работы префронтальной коры возможно, и предлагают решение.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Если вы хотите заняться тайм-менеджментом всерьез, без чтения специальной литературы не обойтись. Предлагаю вам мини-подборку самых популярных книг по управлению временем:

1. “Мастер времени” Брайан Трейси. Эта книга – настоящая библия тайм-менеджмента от всемирно известного гуру по личной эффективности. Если вы никогда не читали на эту тему, начинайте с нее. В книге живым и доступным языком изложены основы тайм-менеджмента и даны простые советы по повышению продуктивности деятельности.
2. “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен. Автор книги – создатель классической концепции тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done), принесшей ему невероятную популярность по всему миру. Суть ее заключается в том, чтобы освободить мозг от необходимости запоминать все дела и обязанности, перенеся их на внешние носители. Книга “Как привести дела в порядок” поможет вам внедрить эту концепцию в свою жизнь и научит эффективно действовать в условиях многозадачности.
3. “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать” Глеб Архангельский. Эта книга уже успела стать классикой. За 6 лет она была переиздана более 15 раз, что говорит о ее небывалой популярности у российских читателей. Она подойдет тем, кто уже знаком с азами тайм-менеджмента и хотел бы отточить свои навыки. В книге собрано огромное количество методов и техник управления временем, среди которых каждый сможет найти что-то для себя.

Ознакомьтесь с полной подборкой книг по тайм-менеджменту.

Зарубежные бестселлеры

Большая часть книг и пособий по тайм-менеджменту написана западными авторами. Да и само понятие пришло к нам из-за рубежа. Чтобы книги были действительно полезны, нужно выбирать те, что можно применить к отечественным реалиям.

«Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен. 

Автор популярной книги по тайм-менеджменту – всемирно известный консультант в сфере личной продуктивности. Его произведение с момента первого выпуска в 2001-м было переиздано множество раз и переведено на 30 мировых языков. В руководстве автор описывает свою систему управления временем Getting Things Done, которую создавал и совершенствовал 20 лет. Эта методика учит грамотному расставлению приоритетов, разделению значимых и второстепенных дел. При правильном применении испытавшие систему на себе обнаруживают, что тех же временных промежутков, которые казались маленькими, хватает на работу, отдых и общение с друзьями.

Само произведение включает в себя три части. В первой раскрываются причины вечной нехватки времени. Говорится, что за проблемы тому виной, в чем польза в систематизации задач. Следующий раздел посвящен практическим рекомендациям по составлению планов и избавлению от «ворующих время» привычек. Третья обучает правильному и четкому составлению списков задач.

«Жесткий тайм-менеджмент», Дэн Кеннеди.

Известный американский бизнесмен, мультимиллионер, маркетинговый консультант адресует свое произведение вечно занятым, изобретательным, активным людям, в первую очередь, предпринимателям. Главная идея в том, чтобы очистить жизнь от пожирателей времени. Это не только отнимающие драгоценные минуты привычки, но и люди – лентяи, хитрецы, пытающиеся переложить свои обязанности на других, нытики.

Чтобы избавиться от вампиров-«времясосов», автор предлагает жесткие и радикальные меры. Он прямолинеен, дает конкретные практические советы. Возможно, после прочтения книги вечно занятый предприниматель простится с некоторыми людьми из своего окружения. Зато он быстрее продвинется к достижению целей, выжимая максимум пользы из каждого часа.   

«Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью», Джулия Моргенстерн.

Эта книга написана основателем компании Task Masters, оказывающей профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды. Автор раскрывает передовые методики управления временем, позволяющие достичь выставленные цели, подсказывает, как быстро повысить показатели личной эффективности. Технологии, которыми делится Джулия, помогут выстроить жизненную стратегию с максимально удобным планированием, с учетом личных предпочтений и привычек.

Автор предлагает не «ломать себя», а выявить слабые и сильные черты характера. Используя последние, можно избежать промахов в составлении планов и расписаний. Также книга будет полезна в получении навыков делегирования полномочий, научит сортировать дела в соответствии с их приоритетом. Важными будут рекомендации, как действовать в условиях кризиса, цейтнота, чтобы не выбиться из графика. Благодаря советам профессионала, читатель сможет ликвидировать жизненный хаос и перестать опаздывать.

3 основных правила тайм-менеджемента

1. Правильная постановка цели

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель — стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Приоритизация

Уметь расставлять приоритеты — это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль

3. Планирование

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм-менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм-менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Советы ведущих специалистов

Почти все люди, которые достигли настоящих высот, говорят, что время – их важнейший актив. Они используют ежедневники, руководствуются четкими планами и занимаются продумыванием новых. У успешных людей – множество действующих задач и проектов, огромное количество идей. При этом удачливые люди не выглядят «загнанными лошадьми», напротив, светятся энтузиазмом, а их здоровье обычно может стать предметом зависти. Все это результаты грамотного распределения времени.

Чтобы стать успешным, стоит следовать рекомендациям специалистов в сфере тайм-менеджмента. Например, доктор психологии Ларри Розен в материале в Harvard Business Review объясняет: чтобы работать продуктивно, нужно научиться делать перерывы. Концентрация на определенной задаче не может продолжаться больше полутора часов. После чего мозгу нужен отдых: следует прогуляться, перекусит, заняться чем-то приятным.

Что еще советуют специалисты в области тайм-менеджмента? Психолог Нейл Фьоре учит, как противостоять прокрастинации, в своей книге «Легкий способ перестать откладывать дела на потом».

Технология содержит действенные способы управления временем:

• Следует повышать самооценку, чтобы снизить боязнь ошибиться и неуверенность в начинаниях.
• Если думать позитивно, на выполнение задачи появится больше энергии.
• 3D-мышление и календари дают возможность взять под контроль страх погрязнуть в делах.
• Выставление реальных целей перенаправит энергию на проблемы, требующие безотлагательного решения.

А чтобы избежать стрессов, необходимо действовать в состоянии «потока». Такой подход придаст мотивации и создаст интерес для плодотворной работы, а управляемый регресс позволит подготовиться к запланированным паузам и перезагрузке.

Так считает эксперт по производительности Клэй Кларк. Он советует отказаться от многозадачности. Если фокус внимания разделен между несколькими вещами, ни одна из них на самом деле не делается хорошо. Стоит выбрать одну задачу, и заниматься ей до завершения, чтобы быть более продуктивным.

Также он советует сделать часы своим другом

Не следует полагаться на внутреннее чувство времени: можно в конечном итоге упустить что-то важное. Когда вы участвуете в проекте, требующем большой концентрации, велик риск, что вы потеряете счет времени. Легко читаемые часы, которые находятся рядом с рабочим местом, помогут уложиться в расписание. Они также могут отправлять звуковые напоминания о предстоящих встречах или крайних сроках сдачи работы

Джулия Моргенстерн (основатель компании Task Masters, которая оказывает профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды) рекомендует в первую очередь провести оценку того, сколько времени у вас уходит на решение ваших задач, какие факторы являются отвлекающими. Вероятно, это социальные сети, дополнительные обязанности, постановка нереальных сроков либо препятствия психологического характера

Она советует рассортировать вещи и дела, освободить пространство от всего, что не представляет первостепенной важности. Определите для каждой вещи свое место, а каждому делу – время

Если у вас не получается, то проведите анализ, вероятно, дело можно отсрочить, передать полномочия на выполнение другим работникам либо совсем от него отказаться.

По мнению писателя Тони Шварца, литературного критика Бенджамина Че Кай Вая, основателя сервиса Buffer Лео Видрича, коммерсанта Томаса Оппонга управление временем лучше выстраивать по принципу 90 минут. Его суть такова: вы посвящаете напряженной деятельности 90 минут, после чего устраиваете получасовой перерыв, а потом повторяете цикл

При этом в первые 90 минут вы решаете наиболее значимую задачу, которую нужно выполнить в течение дня, а в следующие циклы можно заняться делами, представляющими меньшую важность

Согласно изысканиям ученого из Йеля Перетза Лафи, полтора часа – это оптимальное время, на протяжении которого возможна эффективная концентрация на одном деле. А 30 минут вполне хватает для полноценного отдыха, что подтвердил своими исследованиями нейрофизиолог Натан Клейтман.

Эффективные методы тайм-менеджмента.

Используя приведенные ниже методы, легко эффективно управлять временем.

1. Будьте реалистичны в том, чего вы хотите достичь и сколько времени у вас есть на это. Планы управления временем всегда должны быть достижимыми, и мы всегда должны иметь возможность выполнять их, не вызывая у себя чрезмерного стресса или бессонницы. Скорее, мы должны меньше нервничать и лучше спать, потому что мы так хорошо распоряжаемся своим временем.
2. Составьте план: используйте дневник или календарь, чтобы управлять своим временем. Имейте четкое представление о том, чем вы должны заниматься в любой момент времени, и не забудьте выделить достаточно времени, чтобы расслабиться и провести время со своими близкими вместе со всеми этими рабочими проектами.
3. Расставьте приоритеты: какие виды деятельности являются вашими приоритетами? Например, проводите время с семьёй? Или, может быть, учеба — ваш текущий приоритет? Знание ваших приоритетов поможет вам понять, на что вам нужно тратить большую часть своего времени.
4. Регулярно делайте итоги: делайте регулярные паузы, чтобы убедиться, что вы на правильном пути, а если нет, будьте готовы внести некоторые коррективы в свой стиль работы.
5. Делегируйте задачи: работа в команде может помочь вам эффективно использовать время. Если каждому даётся задание и все работают над своими задачами одновременно, проект в целом будет завершен быстрее, чем если бы вы пытались выполнить все задачи в одиночку.
6. Не тратьте время зря: подумайте обо всех действиях, которые вы делаете, которые тратят ваше время (например, бездельничании в Интернете), и постарайтесь сократить их.
7. Напомните себе о ценности времени. У всех нас есть только фиксированное количество времени на Земле, и, как только мы израсходовали часть нашего времени, мы не можем вернуть его. Постоянно осознавать это — отличный способ мотивировать себя правильно использовать свое время.

Мы все могли бы немного лучше управлять своим временем. Приведенное выше удобное руководство поможет вам отточить свои навыки управления временем.

Методы планирования дня

1. Составление распорядка дня: базовые принципы

Прежде всего необходимо составить список дел, понять их структуру и важность. В процессе необходимо выделить время для планирования календарного дня

При этом учитывайте несколько важных правил:

Следуйте правилу «лягушки». «Лягушкой» принято называть неприятную, но требующую выполнения задачу. Именно такие стоит делать в первую очередь. Тогда остальное время можно будет занять более творческими и интересными занятиями, а у вас появится удовлетворение от выполненной задачи.

На формирование ежедневного списка дел выделяйте по 5 минут утром и вечером. Выполняйте планирование дня в ежедневнике, открывая его по утрам за завтраком и спокойно расписывая задачи на каждый час. Повторите эту операцию перед сном, планируя уже следующий день

А утром скорректируйте свои планы, отталкиваясь от текущей ситуации.

Не планируйте на рабочий день более 4-х важных задач.

В свою очередь на каждое важное дело должно отводиться не более 1 часа. Если задачу за это время выполнить не представляется возможным, разбейте ее на более мелкие, целенаправленно приводящие к цели подзадачи, длительность которых удовлетворит ограничению по времени.

На каждый пункт резервируйте по 15 минут на случай, если вы не будете успевать

Где-то это время потратится, а в иных задачах останется незадействованным — так обеспечится столь необходимый временной баланс.

Эти правила можете считать отправной точкой при составлении распорядка дня.

2. Основы тайм-менеджмента при организации планирования дня 

Не стоит бояться этого термина. Тайм-менеджментом называется управление временем — самым ценным для нас ресурсом.

Сегодня многие крупные компании содержат в штате особых специалистов — тайм-менеджеров, занимающихся оптимизацией рабочего времени сотрудников. Для вас этот навык крайне полезен. Он позволит грамотно спланировать не только рабочее, но и свободное время.

Вот основные правила управления временем:

• Выполняя очередную задачу, концентрируйтесь только на ней. Не отвлекайтесь и не давайте себя отвлекать.
• Грамотно составив дневной план, строго следуйте ему.
• Сформируйте собственные правила вашего внутреннего распорядка, которые затрагивают как бытовые, так и рабочие задачи. Неукоснительно следуйте составленным инструкциям.
• Специалисты создали ряд интересных гипотез, эффективно помогающих в решении рабочих задач и в составлении внутреннего распорядка. Выберите и внедрите наиболее подходящую для себя:

• Pomodoro

  Данная методика позволяет сконцентрироваться на определенной задаче. Суть состоит в чередовании рабочего времени и отдыха. На работу выделите 25 минут, затем 5 минут на перерыв. Чередуйте эти промежутки несколько раз. После этого сделайте большой перерыв в 15 минут.

• GTD

  Под этой аббревиатурой скрывается упорядочение ваших дел, на которое и направлена данная техника.

• Интеллект-карты

  Создайте майнд-карту всего дня. Далее последовательно двигайтесь по ветвям дерева к центру.

Как составить планы и цели на День

Люди делятся на два типа. Те, кто планируют накануне вечером. И те, кто предпочитает делать это по утрам. Я отношусь ко второму типу. Вам я советую поэкспериментировать и понять, что вам больше подходит.

Любой человек может накидать примерный план на следующий год, каждый способен раз в месяц распланировать его, многие в состоянии распределить время в течение следующей недели, но в планировании каждого дня большинство терпят крах.

Звучит очень «попсово», но это правда.

Если у вас не получается составить планы на год, месяц, или день, пишите мне на почту arsenychhistyakov@yandex.ru. Я с удовольствием дам некоторые рекомендации и помогу составить планы абсолютно бесплатно.

Основные правила планирования дня

• Превратите это в рутину. Каждый день начинайте с планирования дальнейшего дня.
• Расставляйте приоритеты. Сделать это можно буквенным способом ABC, где A – это важные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь; B – тоже значимые цели, но их можно перенести; C – маловажные дела, к которым можно приступать, если остается свободное время.
• Не забывайте выделить время на отдых.
• Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь.
• Подводите итоги в конце каждого дня. Анализируйте свои успехи и неудачи.
• Не тревожьтесь, если что-то идет не по плану.

Обычный день Дуэйна Джонсона

Вы хотите примеров? Получайте.

1. День Скалы начинается в 4:00. Первое, что он делает с утра – это полчаса кардио. Его цель сжечь 200 калорий.
2. Затем идет первый прием пищи.
3. Дальше вторая силовая тренировка.
4. Второй прием пищи.
5. Если это съемочный день, то он отправляется на съемки.
6. Прием пищи №3.

А вот план моего дня:

Пример планов и целей на день

Нужно ли расписывать день по часам?

Раньше я был ярым сторонником того, что день должен быть четко расписан вплоть до минут. Я практикую эту технику уже около год, но недавно столкнулся с проблемой.

Дело в том, что когда отвожу на какую-то задачу определенное время, будь то написание статьи – 2 часа, я чувствую, что загоняю себя в рамки. Я ставлю себе установку, мол, за это время нужно написать ¼ статьи. И это мешает полностью сконцентрироваться на деле.

Я стал копаться в себе и понял, что для творчества не нужны временные рамки. У творческих людей продуктивность зависит от настроения и мотивации. А моя работа отчасти состоит из творчества и рутинных дел. Рамки нужны именно для этих рутинных дел, но никак не для творчества.

Из этого следует вывод:

Как правильно распланировать рабочее время?

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Дела, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• Проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Проекты, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов». Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей. Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться.
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет, дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел. Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела, бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить. Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте. Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу. Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой. Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех. Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует. Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела. То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Каким может быть список?

У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.

Обычный список

Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:

Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.

2. Метод Шваба

Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:

Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.

Метод трех результатов

Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были как-то связаны с крупными жизненными целями.

Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.

Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.

Метод 1-3-5

Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:

1 важную задачу.
3 задачи средней степени важности.
5 второстепенных задач.

Вот как это выглядит:

В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.

Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что вот-вот утонем в делах.

5. Техника Pomodoro

Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:

1. Выбираем из своего списка какую-нибудь задачу.
2. Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
3. Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
4. Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
5. После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).

Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.

Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.

Матрица Эйзенхауэра

Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:

Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D

Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь

В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.

7. Метод Альпы

Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:

Этап 1. Составить список дел.

Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.

Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).

Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям и т. д. Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.

Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.

Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.

Цель тайм-менеджмента.

Есть много способов, которыми тайм-менеджмент может помочь нам в нашей жизни. За развитием навыков тайм-менеджмента стоит следующее:

1. Экономия денег: эффективное использование времени делает нашу работу более прибыльной. Как говорится, «время — деньги», и во многих контекстах это буквально верно.
2. Соблюдение сроков: управление временем — важный навык, если мы хотим уложиться в сроки.
3. Достижение наших целей: мы можем достичь наших целей, только если у нас будет достаточно времени, чтобы предпринять все необходимые шаги для их достижения.
4. Наслаждаемся отдыхом: когда мы хорошо распоряжаемся своим временем, мы обнаруживаем, что у нас остаётся достаточно времени, чтобы расслабиться.
5. Учтивость: Учтивость не заставлять других ждать, пока мы пытаемся закончить другие задачи.

Упражнения на формирование навыков ТМ (тренинг)

(очень рекомендуем выполнить!)

Планирование

Заведите карманный органайзер или ежедневник для детального планирования своего времени по системе:
– сначала важные и срочные дела,
– потом важные, но несрочные и
– только потом неважные и срочные!
Можно также использовать метод Швейцарского сыра: сначала долгие стратегические дела, а в «дырки» отдых/передышки – более мелкие и быстрые (как известно многим трудоголикам, отдых – это смена занятия!).

Стратегии

Сформулируйте свои приоритеты и носите всегда с собой. Можно воспользоваться общим списком жизненных ценностей:

интеллектуальные предпочтения/приоритеты;
физические (поддержание и развитие тела, фитнес, здоровье и т.п.);
семейные (дети, муж/жена, родители, бабушки/дедушки);
социальные (активность, гражданская позиция, благотворительность и т.п.);
духовные (саморазвитие, духовные практики, чтение, музыка и т.д.);
профессиональные (рост, развитие, обучение навыкам);
финансовые (что хочется и сколько это стоит)

Желательно иметь немного приоритетов, чтобы уделять достаточное внимание и время каждому из них.
Даже периодическое чтение и обдумывания списка предпочтений создаст у вас ощущение владения собственной жизнью.. Стимулируйте себя на эффективное выполнение задач и достижение целей свободным временем

Если выполню это быстро и качественно – разрешу себе расслабиться и послушать музыку, посмотреть сериал, поиграть с детьми и т.д., в зависимоти от того, что приносит вам энергию. Также один день в неделю рекомендуется посвящать только себе (баня, друзья, лес, путешествия, книги, позитивные мысли и эмоции, массаж и т.п.)

Стимулируйте себя на эффективное выполнение задач и достижение целей свободным временем. Если выполню это быстро и качественно – разрешу себе расслабиться и послушать музыку, посмотреть сериал, поиграть с детьми и т.д., в зависимоти от того, что приносит вам энергию. Также один день в неделю рекомендуется посвящать только себе (баня, друзья, лес, путешествия, книги, позитивные мысли и эмоции, массаж и т.п.).

Контроль

Постоянно задавайте себе вопрос Лакейна:

«Как лучше и продуктивнее использовать своё время?»

Меньше затрат времени – больше результатов (достижений).

Контролируйте свой КПД (коэффициент полезного действия: отношение результатов к затратам времени и других ресурсов).

Избегайте ловушек времени (пожирателей/ вампиров):

• – уметь говорить «нет» на просьбу, (пустую, неадекватную….)
• – не зависать в Интернете,
• – отключать телевизор, телефон,
• – повышать стрессоустойчивость,
• – прерывать «просто болтовню»,
• – не делать из мухи слона,
• – использовать время в дороге и пробках, другие промежутки и ожидания (аудиокниги, размышления, работа со списком приоритетов).

Никто, кроме ваших «тараканов» не ест ваше время.

Анализ

Задайте себе ряд вопросов и честно ответьте на них.

Как я экономлю время ______________________________________

( я не смотрю телевизор, я стараюсь получить удовлетворение от всего, что я делаю; я каждый раз придумываю новые способы экономии времени…).

Сколько времени я бездарно потерял за день/месяц/квартал/год и почему?

Какие методики ТМ мне нужно ещё освоить?

Что можно сделать за 5 минут? (из какой области?) ______________

Могу ли я сказать, что «жизнь удалась»? ___________________ и т.д.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
ранжирование целей по степени важности;
распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. Что снижает эффективность работы персонала?);
построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.. Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач

Какими именно они будут – решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное – все они должны подчиняться основной цели

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут – решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное – все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени  для труда и отдыха.