Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав

Личный помощник — кто это?

Личный помощник — кто это? На первый взгляд личный помощник ничем не отличается от секретаря, обязанности те же и условия труда похожи. Разберемся в профессии «личный помощник» более подробно.

Итак, личный помощник — кто это? Наверное, нет более противоречивой должности, чем личный помощник руководителя. Часто их путают с личным секретарем или офис-менеджером. Действительно, в обязанностях и требованиях этих профессий много общего, но есть и существенные различия.

Личный помощник или ассистент руководителя — это профессионал в своем деле, который помнит все и всегда.

На должность личного помощника подойдут люди с навыками секретарской и офисной работы, обладающие высокими профессиональными качествами и умеющие поставить интересы руководителя выше личных. От правильного подбора на должность помощника зависит успех всего дела.

Должностные обязанности помощника руководителя для резюме

Набор должностных обязанностей во многом зависит от конкретного места работы. В небольших фирмах на помощника руководителя могут возлагаться и такие функции, как поиск сотрудников и проведение собеседований или отслеживание судебных дел предприятия. Чем крупнее компания, тем больше вероятности, что эту работу возьмёт на себя не ассистент директора, а отдел кадров и юридический отдел. В общем случае в круг должностных обязанностей помощника входит планирование рабочего времени руководителя, организация встреч и мероприятий, делопроизводство, поиск информации и контроль выполнения распоряжений руководства. Среди распространённых функций можно упомянуть поддержание порядка в приёмной, взаимодействие с курьерскими и клининговыми службами, обеспечение жизнедеятельности офиса, выполнение личных распоряжений руководителя.

Примеры должностных обязанностей для резюме помощника руководителя:

1. Планирование рабочего дня руководителя.
2. Организация работы приёмной руководителя предприятия, выполнение служебных поручений руководства.
3. Ведение электронного и бумажного документооборота.
4. Оформление договорной документации, выставление счетов и актов.
5. Приём и распределение звонков, работа со входящей и исходящей корреспонденцией.
6. Протоколирование деловых встреч и совещаний.
7. Формирование бюджета по АХО.
8. Организация приёма посетителей.
9. Работа с банками, контроль дебиторской задолженности.
10. Решение вопросов с визами, бронирование отелей, заказ трансфера, авиабилетов, составление программ командировок.
11. Обеспечение жизнедеятельности офиса (взаимодействие с клининговыми сервисами, закупка воды, канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники).
12. Ведение табеля учёта рабочего времени.
13. Взаимодействие со всеми отделами компании.
14. Информационно-аналитическая поддержка руководителя.
15. Поддержание порядка в офисе.

Шаблон резюме

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Специфика работы

Хотя престиж такой работы высок, свои особенности есть и у должности помощника членов администрации.

• Частые командировки.
• Ассистент первым переживает праведный гнев вышестоящих кадров.
• Тот же личный помощник, бизнес-консультант, представитель может потребоваться руководителю практически в любое время.

Нагрузка должности высокая, но преимуществ у нее больше, чем минусов.

Преимущества профессии

Каковы плюсы такой работы?

• Вращение в кругах деловой элиты.
• Непосредственное подчинение одному человеку (нет путаницы с линейными/функциональными начальниками).
• Широкие полномочия.
• Полная база информации по работе компании.
• Возможность учиться на ошибках опытного наставника и перенимать его отработанные методы управления.
• Удовлетворение от хорошей работы (влияние на успех всей компании).

График ассистента не нормирован, но это сулит не только срочные вызовы по воскресеньям, а и возможность отправиться на обед с семьей днем в понедельник (отпроситься когда угодно).

Требования к образованию и личным качествам сотрудника

Широкие полномочия и высокий статус предполагают строгие требования к претендентам на должность. Личные качества достойного претендента:

• коммуникабельность;
• эрудиция;
• способность быстро принимать решения;
• находчивость;
• тонкое чувство стиля;
• поставленная речь, навыки грамотного письма;
• умение отстаивать позицию аргументами, внятно излагать мысли;
• стрессоустойчивость, эмоциональная сдержанность.

Каким должно быть образование? По профилю хороший перспективный помощник может быть экономистом, финансистом, менеджером, маркетологом, аналитиком — конкретные требования будут зависеть от описания вакансии. В 99% случаев нужен диплом бакалавра/магистра. Необходимые знания:

• иностранные языки;
• навыки пользователя ПК;
• управленческие принципы;
• приемы корпоративной психологии;
• узкие знания по профилю работы компании.

Заработная плата и актуальность

Должность ассистента — человека, непосредственно приближенного к руководству, — предполагает доверительные отношения. Последние сулят достойную оплату труда. Каковы финансовые перспективы профессии?

По данным на август 2020 года, более 30% вакансий должности (Москва) обещают зарплату 60−110 тысяч рублей. Почти 10% предложений работодателей сулят оклад от 90 до 300 тысяч рублей.

Адрес поступления:

Ленинградский пр-т, д. 80, корпуса Е, Ж, Г.

Станция метро «Сокол», выход в центре зала на ул. Балтийская, далее пешком или на троллейбусе (№ 6, 43) до остановки «Институт Гидропроект» (1 остановка), у троллейбусного депо повернуть направо.

Контакты приемной комиссии:Телефон: +7 (495) 800 10 01

График работы приёмной комиссии:Пн — Пт: 08:30 — 22:10; Сб — Вс: 10:00 — 17:00;

Целесообразность должностной инструкции

Основное назначение:

• помощь руководителю в его повседневной деятельности;
• максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
• в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
• отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
• позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
• позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
• позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Личный помощник — работа для креативных людей

Личный помощник, работающий удаленно, это человек, который умеет свое время рационально планировать и помогает в этом другим, и думая на тем, кто это, стоит сразу уточнить — новая специальность, в КЗОТ не занесена. Это не просто секретарь или специалист, владеющий навыками деловодства, это своего рода:

• менеджер (особенно тайм);
• рекламист;
• референт;
• журналист;
• фотограф;
• психолог.

Несомненным преимуществом есть то, что работодатель может сам удаленно обучать со временем личного помощника, когда в этом появляется необходимость. Например, вести деловую переписку или телефонные холодные звонки, работать с клиентами, предлагать услуги.

 
Руководитель, который отказывается от классического секретаря в пользу онлайн, также легкий на подъем, новые идеи, более гибкий.

Основные клиенты удаленного работника

Традиционный портрет помощника руководителя включает планирование встреч, организацию мероприятий, но с учетом онлайн-природы, к соискателю выдвигаются немного другие требования от разных клиентов. Среди ТОП-овых заказчиков стоит выделить:

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

• За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
• За правонарушения — в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
• За материальный ущерб — согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник

Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

Требования к персональному ассистенту

Требования зависят от конкретных задач, которые ставит руководитель. Помощник может быть как полностью погружен в деловые события компании, так и наниматься для личных поручений. Для одного руководителя не играет роли наличие высшего образования, а другой его требует в первую очередь.

Обобщенно требования выглядят следующим образом:

• высшее образование, желателен красный диплом очного отделения;
• стаж работы на аналогичной должности;
• знание нескольких языков;
• экстравертность, умение идти на контакт;
• возможность уезжать в командировки;
• готовность к неточному графику работы;
• определенные черты характера;
• культура, грамотная речь.

Для результативной работы желательна психологическая совместимость с директором. Среди личностных черт выигрышными становятся: умение хранить информацию, преданность боссу и фирме, исполнительность, коммуникабельность.

Некоторые руководители учитывают фактор возраста и внешности — в предпочтении лица до 35 лет без ярких элементов одежды, косметики. Чрезмерная экстравагантность во внешнем виде комично воспринимается в серьезных заседаниях. Для того чтобы выработать необходимые качества и умения, стоит обратиться в школу подготовки бизнес ассистентов.

Обязанности личного помощника руководителя:

Главная задача личного помощника – освободить руководителя от решения административных и организационных проблем. Сделать его работу максимальной комфортной.

Чем занимается личный помощник?

• координирует рабочий процесс и управляет временем руководителя. Организует совещания, переговоры и встречи. Планирует время, расставляет приоритеты, оповещает участников. Вовремя напоминает о днях рождения и важных мероприятиях;
• фильтрует поток телефонных звонков и сообщений, запросов по электронной почте;
• делопроизводство в полном объёме: обработка и учёт входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, регистрация документов, организация постоянного и временного хранения документов, отправка корреспонденции;
• ведет деловую переписку на русском/английском языках;
• доводит поручения руководителя до исполнителей. Контролирует выполнение задач в поставленный срок;
• создаёт комфортные условия труда руководителя на рабочем месте и помогает решать вопросы в личных делах (оплата счетов, взаимодействие с семьёй, выбор и покупка подарков и т.п.);
• полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз, заказ трансфера, аренда автомобилей, яхт, частная авиация.

На практике личный помощник выполняет некоторые обязанности из сферы бизнеса, в которой работает руководитель. Личный помощник может выполнять функции личного секретаря, либо стать правой рукой своего руководителя и выполнять более сложные задачи.

Ассистенты или помощники руководителя нередко становятся полноценными заместителями, имеют в своем подчинении штат сотрудников и личного секретаря. Выпускники университетов и институтов рассматривают должность личного помощника как старт в начале карьеры. Тем более, что оплачивается работа помощника вполне достойно.

Следующая
Должностные инструкцииМашинист автогрейдера: должностные обязанности

II. Должностные обязанности

В обязанности помощника руководителя входит:

1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:

— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов

— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций

— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:

— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовка информационно-аналитических материалов

— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада

— Определение круга библиографических источников

— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:

— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

— Подготовка презентаций по указанию руководителя

— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя

— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

4. Организация исполнения решений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Контроль исполнения решений руководителя

— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

Доход

Зарплата ассистента делится на две части: официальную, которую выплачивает компания, и благодарность от руководителя. Премия от начальника всегда разная, на его усмотрение. Я сама не могу понять, от чего это зависит, наверное, от настроения. Не было такого, что в одном месяце было много работы, потому и бонус больше, а в другом все относительно расслабленно, и тогда денег меньше. В среднем у меня выходит около 150 тысяч рублей.

Иногда получаю хорошие подарки: телефон, на праздники неплохие денежные суммы. Как-то на эти деньги я отметила день рождения в одном из дорогих и известных заведений Москвы.

I. Общие положения

1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)

или

высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Помощник руководителя должен знать:

4.1. Внутреннюю и внешнюю политику организации

4.2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

4.3. Принципы и методы администрирования

4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.5. Структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

4.6. Правила формирования и использования баз данных

4.7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации

4.8. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

4.10. Современные информационные технологии

4.11. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

4.12. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.13. Формы предоставления управленческой информации

4.14. Источники управленческой информации, методику отбора источников информации

4.15. Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.16. Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов

4.17. Основы написания речей и докладов руководителя

4.18. Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад

4.19. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

4.20. Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий

4.21. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

4.22. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных

4.23. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке

4.24. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

4.25. Правила работы с внешними носителями информации

4.26. Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания

4.27. Справочные правовые системы

4.28. Психологию делового общения, основы конфликтологии

4.29. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

4.30. Этикет и основы международного прокола

4.31. Правила составления и оформления документов

4.32. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4.33. Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

4.34. Системы электронного документооборота, базы данных

4.35. Требования охраны труда

4.36. _____________________________________________________________________

5. Помощник руководителя подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

• выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства; 
• планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
• сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
• вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
• обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
• подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
• вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
• координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
• доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
• вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
• готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
• обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
• осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
• получать необходимые сведения — собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
• готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
• организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
• получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
• общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Расходы

Когда мы с парнем расстались, я стала снимать квартиру за 26 тысяч рублей. На еду уходит никак не меньше 20 тысяч, а иногда и все 30. Я очень ответственно отношусь к питанию, потому что знаю, что потом это скажется на здоровье, а лечиться будет еще дороже. Не хожу в фастфуд, покупаю органические продукты, могу взять правильные десерты, а они стоят рублей по 300. Иногда руководитель дает деньги, чтобы я купила или заказала еду для него, тогда могу еще что-то взять себе.

Иногда меня забирает водитель, иногда я добираюсь до работы сама — как на общественном транспорте, так и на такси. На это уходит не больше 5 тысяч. Кстати, иногда руководитель отправляет меня в торговый центр что-то купить, и я тогда предлагаю водителю поехать в тот, который побольше, чтобы заодно самой пройтись там по магазинам.

Около 15 тысяч я трачу на уход за собой: косметолог, парикмахер, ногти. На одежду трачу очень много, за один поход в магазин могу с легкостью набрать барахла на 20 тысяч, а если это обувь или верхняя одежда, то еще больше. Просто приходит в голову: «Мне нужна эта майка!» — и я ее тут же беру. Потом это все складируется дома. Недавно я отдала девять огромных мешков с обувью, одеждой, сумками — и все новое, с этикетками. В интернете ничего не заказываю, мне надо пощупать, посмотреть. Сумки я покупаю либо Michael Kors, либо Furla, а одежду могу взять и в масс-маркете: Zara, Mango.

У меня очень много знакомых в сфере развлечений, так что за походы в клубы и бары мне приходится платить очень редко. Иногда хожу в кино. Фитнес у меня корпоративный, на него уходит 30 тысяч в год. Я долго занималась танцами профессионально, потому иногда еще беру индивидуальные уроки, хожу на pole dance.

Я покупаю бумажные книги, читать электронные не могу. Они сейчас дорогие, по 800–1 000 рублей каждая, а я читаю быстро. Если мне нравится произведение, то за пару дней могу прочитать от начала до конца, используя для этого любую свободную минуту. Обычно, когда прихожу в магазин, я беру не одну, а сразу две-три книги.

Без выходных и отпусков

Даже когда я была в отпуске за границей, мне позвонил руководитель и попросил сначала найти контакты нужного ему человека, а потом соединить с ним. И я, находясь за тысячи километров от офиса, все равно продолжала работать. У ассистента нет графика с девяти до шести. Были дни, когда я могла приехать в семь утра на работу, потому что в восемь руководитель уходит на совещание — ему нужно подготовить документы и сварить кофе. При этом уходить из офиса я могу в 11 вечера. Такой график очень тяжело совмещать с личной жизнью. Ты можешь договориться с кем-то на семь вечера, а потом узнать, что в компании срочная встреча в это же время.

Заключение

Должность — помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания — главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное — инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник — «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам — руководителям.